O gerenciamento de estoque é uma das atividades mais críticas para o sucesso de qualquer negócio que comercialize produtos físicos. E não importa se você gerencia uma pequena loja, um e-commerce ou uma grande rede de varejo.
Em todos os cenários, a forma como as mercadorias são controladas impacta diretamente no desempenho da empresa. E não apenas no âmbito financeiro, mas em aspectos como satisfação dos clientes e eficiência operacional.
Assim sendo, um estoque mal administrado pode resultar em perdas, excesso de mercadorias paradas e até prejuízos financeiros.
Portanto, hoje vamos abordar de forma prática como você pode fazer o gerenciamento de estoque das suas mercadorias de maneira eficiente, organizada e estratégica.
Entenda a importância do gerenciamento de estoque
Primeiramente, o estoque representa parte importante do capital investido de uma empresa. Por isso, manter o controle das mercadorias é essencial para garantir que:
- Não haja faltas de produtos (o que prejudica as vendas);
- Não haja excesso de produtos (o que consome espaço e recursos);
- Haja um equilíbrio entre demanda e oferta;
- E ainda, que a empresa saiba o que, quando e quanto comprar.
Além disso, um bom gerenciamento permite identificar gargalos, reduzir desperdícios e planejar melhor as compras e promoções. Nesse sentido, existem diversas maneiras de fazer o gerenciamento de estoque.
Elas variam de acordo com inúmeros fatores, como tipo de estoque, tamanho da empresa e especificidades das mercadorias. Na sequência, vamos entender mais a respeito disso.
Conheça os principais tipos de estoque
Antes de começar a gestão propriamente dita, é necessário entender que existem diferentes tipos de estoque. E cada um exige uma abordagem distinta:
Estoque de matéria-prima
Muito comum em indústrias, pois é o estoque de insumos usados na fabricação de produtos.
Estoque de produtos acabados
São as mercadorias prontas para venda. Elas podem estar armazenadas na própria fábrica, em uma distribuidora ou na loja onde serão vendidas.
Estoque de segurança
Representa a reserva para imprevistos. Nem todas as empresas contam com esse tipo de estoque, mas ele pode representar um diferencial para o negócio.
Estoque sazonal
São mercadorias adquiridas para períodos específicos (como Natal ou Dia das Mães, por exemplo).
Estoque em trânsito
Por fim, o estoque em trânsito envolve mercadorias que foram compradas, mas ainda não chegaram. Se esse estoque não for contabilizado, a empresa poderá ter problemas de gerenciamento.
E, por falar nisso, cada tipo de estoque mencionado aqui deve ser gerenciado com atenção. Tudo de acordo com a natureza do negócio.
Classificação dos produtos por critérios relevantes
Indo direito ao ponto, o grande segredo de um bom gerenciamento de estoque é a classificação dos produtos com base em critérios.
Dessa forma, procure classificar seus produtos em categorias para facilitar o controle. Um método muito utilizado é a Curva ABC, que divide os produtos conforme sua importância:
- Classe A: produtos de alto valor ou alto giro. Merecem controle rigoroso;
- Classe B: produtos de valor ou giro intermediário;
- Classe C: produtos de baixo valor ou giro, que exigem menos atenção.
Essa classificação ajuda a priorizar recursos e esforços, otimizando tempo e investimentos. Você já está ciente do tipo de estoque presente na sua empresa e da classificação dos produtos? Então vamos avançar!
Sistema de controle de estoque
Manter o controle manual de estoque em planilhas pode ser suficiente para negócios pequenos. Mas, à medida que a empresa cresce, o ideal é contar com um sistema de gestão (ERP). Ou um software de controle de estoque.
Esses sistemas automatizam o registro de entrada e saída de produtos, fazem cálculos, alertam para reposição e integram informações de vendas, compras e finanças.
Porém, caso opte por planilhas, certifique-se de manter dados atualizados diariamente. E também de usar fórmulas que calculem saldo, giro de estoque e datas de validade (quando aplicável).
O papel dos inventários regulares
O inventário é o processo de contagem física dos produtos em estoque. Ele é importante para conferir se os dados registrados estão corretos e identificar perdas, roubos, erros de registro ou produtos vencidos. Assim, destacamos que existem três tipos principais de inventário:
- Geral: feito periodicamente, com contagem de todo o estoque;
- Rotativo: contagens parciais e frequentes, por categorias de produtos;
- Cíclico: feito em ciclos pré-definidos, por exemplo, semanalmente para produtos da Curva A.
Independentemente do tipo escolhido, é fundamental documentar tudo corretamente e fazer os ajustes necessários no sistema.
As políticas de reposição
Outro ponto essencial no gerenciamento de estoque envolve as políticas de reposição. Em outras palavras, ter critérios claros para a reposição de mercadorias evita tanto a ruptura quanto o excesso de produtos. Duas métricas importantes para isso são:
- Ponto de pedido: é o momento ideal para fazer uma nova compra. Isso considerando o tempo de entrega do fornecedor e o giro do produto;
- Estoque mínimo: é o menor número de unidades que você pode ter em estoque sem comprometer as vendas.
Por exemplo, se você vende 10 unidades por dia de um item, e seu fornecedor leva 5 dias para entregar. E o ponto de pedido é 50 unidades.
Relacionado a isso, também há o giro de estoque. Em suma, ele indica quantas vezes determinado item foi vendido e reposto em um período. Essa informação mostra se um produto está vendendo bem ou ficando parado.
Você pode usar a seguinte fórmula para monitorar o giro de estoque: Giro de Estoque = Vendas / Estoque Médio
Se um item está com baixo giro, pode ser necessário fazer uma promoção, revisar o preço ou avaliar se vale a pena mantê-lo na linha de produtos. Por outro lado, produtos com giro alto devem ser sempre bem abastecidos.
Integração do estoque com compras e vendas
O gerenciamento de estoque não deve ser isolado. Ele deve estar integrado aos setores de compras, vendas, marketing e financeiro. Por exemplo:
- O setor de compras precisa saber quais itens estão acabando;
- O marketing deve saber quais produtos precisam ser promovidos;
- O financeiro precisa prever o impacto das compras no fluxo de caixa.
Sistemas integrados permitem essa visão holística do negócio e aumentam a eficiência. Por fim, sua equipe precisa estar bem treinada para seguir os processos mencionados ao longo deste artigo.
Conclusão sobre o assunto
Gerenciar bem o estoque das suas mercadorias não é apenas uma tarefa operacional. Trata-se de uma estratégia para o crescimento do seu negócio. Com organização e ferramentas adequadas, é possível reduzir perdas, melhorar o atendimento ao cliente e aumentar os lucros.
Adotar boas práticas de controle de estoque é um investimento que gera retorno a curto, médio e longo prazo. E lembre-se: estoque parado é dinheiro parado.
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